Lagring av røde data for IPED-studenter

På grunn av tidsrammen for masteroppgaven anbefaler UV som hovedregel at du ikke samler inn særlige kategorier av personopplysninger. Særlige kategorier av personopplysninger klassifiseres som røde data og skal behandles som sensitive og ekstra beskyttelsesverdige. Du bør vurdere nøye om du trenger å samle inn slike opplysninger til prosjektet ditt. Diskutér med veilederen og avklar så tidlig som mulig, da godkjenningsprosesser kan ta lang tid.

Datalagring i Tjenester for Sensitive Data (TSD)Bildet kan inneholde: bilbelysning, skrift, symbol, gass, sirkel.

Skal du behandle særlige kategorier av personopplysninger i ditt forskningsprosjekt, også kjent som røde data, stilles det en rekke krav. Du må bl a sørge for at opplysningene lagres på godkjent måte i henhold til UiOs lagringsguide.

Det er vanlig at særlige kategorier av personopplysninger lagres i TSD.

Før du søker om tilgang til TSD

1. Klassifisere data

Du må klassifisere dataene du skal samle inn i prosjektet ditt. 

2. Datainnsamling

Du må ha avklart hvordan du skal samle inn data:

3. Innhente samtykke

Om du trenger å innhente samtykke, må du ha avklart hvordan du skal gjøre det:

  • Skriftlig samtykke med deltakers/informantens underskrift. NSD anbefaler skriftlig informasjon og skriftlig samtykke som en hovedregel og har utarbeidet en mal for informasjonsskriv og samtykkeskjema som du kan bruke i ditt prosjekt. Hvis samtykket er gitt til å behandle røde data, bør det skannes i farger og lagres på TSD.

NB! Privat utstyr kan ikke brukes til å skanne røde data! Du må bruke godkjent UiO-skanner!

  • Nettskjema samtykkeskjema med digital signering som leverer til TSD. Foreløpig tilbyr ikke IPED denne løsningen. 

Har du flere spørsmål om samtykke, kan du rådføre deg med veilederen din.

4. Dele tilgang

Veilederen din behøver ikke nødvendigvis ha tilgang til dataene dine i ubearbeidet form (rå-data), da det ofte holder med de anonymiserte dataene som du kan dele utenfor TSD. Skriver du oppgave sammen med annen student som trenger tilgang til rå-dataene inne på TSD, eller skulle veileder ha behov for tilgang, må du informere om dette i søknaden til NSD (ev også REK) og i søknaden om rett til tilgang til TSD. Det er lurt å forhøre deg hos veilederen din om dette.

For studenter som har tenkt å skrive sammen og samarbeide om samme data, holder det at én av dere sender søknad om rett til tilgang til TSD.

5. Avslutningsdato og dato for sletting av dataene

Du må ha avklart avslutningsdato for prosjektet ditt, samt datoen for sletting av dataene i TSD. Noen prosjekter har lang lagringstid for innsamlede data, f eks 5 år etter prosjektets avslutningsdato, i tilfeller der dataene skal brukes i andre forskningsprosjekter. Veilederen din skal kunne gi deg informasjon om dette.

Søke om rett til tilgang til TSD

Når du har avklart de ovennevnte punktene, kan du søke IPED om rett til tilgang til TSD.

IPED har en avtale med TSD om sikker datalagring for masteroppgaveprosjekter som samler inn særlige kategorier av personopplysninger/røde data. Før du kan få lagre data i TSD, må du først søke IPED om rett til tilgang:

  • Du må først sette deg inn i informasjonen om UIOs retningslinjer og rutiner for personvern og behandling av de ulike kategoriene med data;
  • Du må sende følgende informasjon til IPED slik at søknad om rett til tilgang til TSD kan vurderes:
    • en bekreftelse fra din veileder på at det ikke er mulig å unngå innsamling av særlige kategorier av personopplysninger i ditt oppgaveprosjekt, eller at det er fare for at datamaterialet indirekte vil inneholde slike opplysninger, og at det er nødvendig å lagre dataene dine i TSD; 
    • godkjent prosjektbeskrivelse og datahåndteringsplan. Det må fremgå fra disse hvilke data det er tenkt lagret i TSD, samt avslutningsdato for prosjektet. Om du har gjort endringer i prosjektbeskrivelsen etter at den ble godkjent, må du sende inn en oversikt over endringene som er blitt gjort. Alternativt kan du sende inn kopi av meldeskjema fra NSD (send som pdf), såfremt det fremgår tydelig beskrivelse av prosjektet og datahåndteringsplan;
    • godkjenning fra NSD ev også REK. Du kan søke IPED om tilgang til TSD uten at godkjenningen fra NSD / REK foreligger, men søknaden vil ikke bli ferdigbehandlet før IPED har mottatt godkjenningen, og du vil ikke kunne samle inn data. Godkjenning kan ettersendes, når den foreligger.

Svar på søknad om rett til tilgang

Svar på søknad om rett til tilgang til TSD sendes til deg på e-post og inneholder instruks om hvordan gå videre for å kunne søke om tilgang til TSD. NB! Det kan ta tid for IPED å behandle søknaden, så det er lurt at du søker tidlig i prosessen.

Opplæring i bruk av TSD

Opplæring i bruk av TSD avtaler du direkte med IT-tjenesten på UV etter at du har fått bekreftet tilgang til TSD.

Personvernkontakt

For å finne svar på spørsmål om personvern, må du

  • gjennomføre UVs obligatoriske personvernkurs,
  • lese gjennom nettsidene om personvern og datalagring (se over)
  • diskutere og avklare prosjektet ditt med veilederen din

Hvis du etter dette har uvaklarte spørsmål angående håndtering av datainnsamling og -lagring knyttet til prosjektet ditt, er det mulig å rådføre deg med personvernkontakten på IPED. Spørsmål om hvordan lagre data i TSD, rettes til IT-tjenesten på UV.

Nyttige lenker

Veiledninger for bruk av Zoom/Nettskjema-Diktafon for røde data 

Rekruttering av informanter gjennom sosiale medier

Om melding av prosjekter til NSD

Publisert 23. nov. 2020 12:18 - Sist endret 1. nov. 2021 09:15