Det følgende er en generell personvernerklæring for alumninettverket ved Det utdanningsvitenskapelige fakultet, Universitetet i Oslo – heretter kalt «fakultetet».
Fakultetet ønsker å etablere og videreutvikle et alumninettverk for å opprettholde og styrke relasjonen til tidligere studenter etter endt utdanning. Tidligere studenter utgjør en viktig ressurs for fakultetet og alumninettverket skal legge til rette for samarbeid og erfaringsutveksling mellom nåværende studenter, alumni og relevante aktører i arbeids- og praksisfeltet.
Hva er en personvernerklæring?
For å kunne administrere og utvikle alumninettverket, samt tilby alumni et profesjonelt nettverk, invitasjoner til relevante arrangementer, faglig påfyll og informasjon om etter- og videreutdanning, behandler fakultetet personopplysninger om tidligere studenter. Vi er forpliktet til å beskytte dine personopplysninger og være åpne om hvilken informasjon vi lagrer. Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger som behandles, til hvilke formål, og hvilke rettigheter du har i forbindelse med behandlingen.
Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om de kan identifisere en konkret person. Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.
Behandlingsansvarlig
Universitetet i Oslo er behandlingsansvarlig for personopplysninger i fakultetets databaser for alumninettverk, jf. Personvernforordningen.
Formålet med behandlingen
Dine personopplysninger i alumninettverkets database behandles for en rekke gjensidige formål som styrker relasjonen mellom deg og fakultetet.
Dette gjøres gjennom tilpassede henvendelser og relevant informasjon. For eksempel er behandling av personopplysninger i alumninettverkets database nødvendig for at alumninettverket kan kontakte deg om:
- generell medlemsinformasjon
- invitasjoner til faglige arrangement
- etter- og videreutdanningstilbud
- nyhetsbrev
- invitasjoner til sosiale og kulturelle arrangement i regi av alumninettverket og/eller relevante fagmiljøer og deres samarbeidspartnere
- forespørsel om deltakelse i arbeidsgrupper og panel
- forespørsler om samarbeid
- forespørsler om å delta i undersøkelser
Hvis du har spørsmål om noen av disse formålene, eller kommentarer til hvordan vi kommuniserer med deg, kan du sende e-post til uv-alumni@uv.uio.no.
Hvilke personopplysninger blir behandlet?
Vi lagrer informasjon knyttet til deg fra flere kilder. En vesentlig del av informasjonen vi lagrer om våre alumner er informasjon du selv gir oss ved å registrere deg i et alumninettverk.
Når du melder deg inn i et alumninettverk kan noen av dine personlige data fra UiOs studentregister (FS) overføres til alumninettverkets database. Disse dataene kan være: navn, grad/fag, e-postadresse og uteksamineringsår. Alle andre personopplysninger registrerer du selv ved innmelding.
Alumninettverkets database inneholder:
- Fornavn
- Etternavn
- E-post
- Studieprogram
- Tilknytning til arbeidslivet
- Stillingstittel
- Arbeidsgiver
- Land
Medlemsinformasjonen er ikke offentlig.
Hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
Vi beholder dine personopplysninger i alumninettverkets database, med mindre du ber oss om å gjøre noe annet. Ved utmelding vil personopplysningene slettes.
Hvordan beskytter vi dataene dine?
Personopplysningene vil kun bli brukt av alumninettverket, og vil ikke kunne selges eller bli overført til en tredjepart, så fremt ikke annet fremgår av lov.
Vi deler ikke personlige kontaktopplysninger uten forhåndsgodkjenning.
Universitetet i Oslo (UiO) har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter, ansatte og alumner ved UiO. Personvernombudet ved UiO kan nås via e-post: personvernombud@uio.no
Det rettslige grunnlaget for behandlingen
Personvernforordningen artikkel 6 f fastslår at en behandling av personopplysninger kan finne sted når dette er nødvendig for at den behandlingsansvarlige skal kunne ivareta en berettiget interesse, og hensynet til den registrertes personvern ikke overstiger denne interessen.
For å styrke vår utdanning, forskning og omdømme har fakultetet interesse av at våre alumner er knyttet til oss. Kontakten med alumninettverk ved fakultetet bidrar på sin side til å styrke alumnenes karrierer og faglige utvikling. Samarbeidet skal være basert på gjensidig nytte. Fakultetet har ikke mulighet til å systematisk opprettholde relasjonen mellom universitetet og våre tidligere studenter uten å tilby dem medlemskap i et alumninettverk.
Personopplysningene som benyttes i et alumninettverk sin database er ikke av sensitiv karakter. De fleste av personopplysningene vi har om deg registrerte du selv ved innmelding. Behandlingsgrunnlaget er i disse tilfellene aktivt samtykke fra deg, jf. personvernsforordningens artikkel a. Det betyr også at du når som helst kan trekke tilbake eller endre samtykket ved å sende en e-post til uv-alumni@uv.uio.no.
Dine rettigheter
Vi håndterer alltid dine personlige data sikkert og det skal ikke medføre noen ulempe for deg at dine personlige opplysninger blir brukt i vårt arbeid. Vi vektlegger at det er frivillig å gi oss dine personlige opplysninger.
Du har rett til:
- innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg i alumninettverket sin database og ved UiO for øvrig.
- informasjon om hvordan vi behandler dine persondata.
- å få uriktige personopplysninger om deg korrigert.
- å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.
- å begrense hvordan vi bruker dine data.
- å kreve at vi sletter din profil.
Ta kontakt med UV Alumni, uv-alumni@uv.uio.no, dersom du har spørsmål eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punktet ovenfor.
Din henvendelse vil bli behandlet så raskt som mulig og senest innen 30 dager.